Informe sobre el proceso de certificación
del sistema de calidad de FORCEM

Jesús Redondo Lavín
Director General de FORCEM

 

Antecedentes

En los inicios de 1997, desde la Dirección General de FORCEM establecí como objetivo estratégico para la gestión técnica de la Fundación, el disponer de una estructura organizativa y de procesos más eficaz y eficiente, capaz de dar respuesta, en términos de calidad, a los requerimientos de los principales usuarios o clientes de FORCEM: empresas y trabajadores beneficiarios de ayudas a la formación continua, así como organizaciones sindicales y empresariales integradas en el sistema INEM.

En primer lugar desarrollé y plasmé nuestro Política de Calidad en los siguientes términos:

Política de calidad La Fundación para la Formación Continua, FORCEM, tiene como objetivo la gestión del II Acuerdo Nacional de Formación Continua, encomendada por las organizaciones firmantes. Para cumplir eficazmente esta misión, FORCEM se basa en los siguientes principios y valores. - Independencia del equipo directivo - Transparencia y rigor en la gestión - Cultura de gestión empresarial - Actuación dentro del marco normativo y legal establecido por las Administraciones Públicas. - Responsabilidad personal en la calidad del trabajo realizado La política de Calidad de FORCEM forma parte de la política global de la Dirección General que, mediante las directrices y métodos definidos en el contexto de su Sistema de Calidad, pretende conseguir los siguientes objetivos estratégicos: - Mejorar la satisfacción de nuestros clientes, ganándonos su confianza con la mejora de los servicios prestados. - Profesionalizar la actuación de los servicios técnicos. - Conseguir una cultura proactiva de mejora, resolviendo problemas, analizando causas y poniendo en marcha mecanismos y medidas adecuadas. - Preservar e incrementar nuestro saber en el dominio de los procesos para dar una respuesta adecuada en la gestión de las convocatorias. - Disponer de un personal con la formación y motivación suficientes para poder conseguir la mejora de la satisfacción de los clientes y de los procesos. Estos objetivos estratégicos se concretan y despliegan en objetivos específicos de cada una de las Direcciones que, anualmente, son aprobados y evaluados por la Dirección General en el seno del Comité de Calidad. Jesús Redondo

 

En el ámbito de un proyecto de mejora organizativa y de procesos, se acometió de forma inmediata el análisis y revisión de los principales procesos, teniendo como objetivos fundamentales:

• Implantar una nueva cultura en la organización que favoreciera la simplificación de la gestión y la mejora de la calidad de servicio al cliente, en un contexto de ampliación de los trabajadores y empresas beneficiarias de las ayudas a la Formación Continua, siguiendo las líneas de actuación marcadas por el II Acuerdo Nacional de Formación Continua y el Acuerdo Tripartito, vigentes ambos des 1997.
• Promover la formalización e implantación de procedimientos de calidad que recogieran de forma suficientemente detallada la secuencia de las actividades técnicas de todas las Direcciones de FORCEM, como requisito necesario para obtener la certificación de nuestro sistema de gestión como Sistema de Calidad de acuerdo con la norma UNE-EN-ISO 9002.  En este sentido, la actividad del Departamento de Procedimientos y Calidad, en la Dirección de Organización y Sistemas, se centraría en el impulso, coordinación y control de implantación y desarrollo de los procedimientos de trabajo, revisando y adaptando la Política de Calidad establecida para la gestión de la Fundación.
• Analizar la adecuación de la estructura organizativa existente en ese momento a las funciones desarrolladas y adaptar dicha estructura a las nuevas necesidades de la Fundación, derivadas de un incremento y extensión de sus actividades de gestión.

Primeros pasos del proyecto de mejora organizativa y de procesos

En colaboración con una empresa consultora externa, se inició a partir de julio de ese año el análisis de la estructura organizativa y de los procesos y procedimientos de trabajo desarrollados en ese momento en la Fundación.   Y ello desde un enfoque absolutamente participativo de las Direcciones implicadas en el proceso de gestión de las iniciativas de formación.  Las Direcciones inicialmente afectadas por este análisis fueron las entonces denominadas como:

- Gestión, análisis y Valoración
- Apoyo a Comisiones Paritarias
- Gestión y Seguimiento
- Gestión Económica y Justificación
- Verificación y Control

En esta primera fase del análisis organizativo se incluyó a los Departamentos de Atención al Usuario y de Registro, y posteriormente se extendió a todas las Direcciones de la Fundación.

Definición del proyecto

El desarrollo del proyecto se estructuró inicialmente (julio del 97) en 6 fases, centradas cada una de ellas en:

-  La planificación, orientación y lanzamiento del proyecto.
-  La identificación de procesos y la definición de las relaciones con clientes internos y externos, en un marco de revisión de la situación organizativa.
- Diagnóstico de los procesos y de la organización, evaluando el nivel de calidad de los procesos y de la organización de las Direcciones, e identificando los ejes de mejora.
- Diseño del modelo de Sistema de Calidad, elaborando un plan de acción a través de grupos de mejora denominados "microproyectos", que permitieran el desarrollo de nuestro sistema de mejora de los procesos.
-  Desarrollo de microproyectos con la intervención de personas pertenecientes a las diferentes Direcciones implicadas y con el objetivo de proponer a la Dirección mejoras específicas y de desarrollar la documentación propia del Sistema de Calidad.
-  Proceso de implantación del Sistema de Calidad y realización de auditorías internas para comprobar el grado de adecuación de dicho Sistema a los requisitos de la norma UNE-EN-ISO 9002.

El análisis de toda la información obtenida permitió identificar los principales puntos fuertes y débiles de la organización, así como un mapa general de procesos en los que se encuadraban las actividades técnicas de FORCEM.

El 25 de setiembre de 1997 se realizó la presentación formal al Patronato del diagnóstico de la situación organizativa y de la definición de los procesos, así como de los ejes de mejora propuestos para avanzar en la implantación de mejoras organizativas.

 

 

 

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